Laval: Bilingual Administrative Assistant III

    Laval, QC, Canada

    Job Title: Bilingual Administrative Assistant III

    Hours: (37.5 hours) 8:00am – 4:00pm
    Locations: Laval, QC

    Position Summary

    The incumbent of this position will assist the Supply Chain Head in effective administrative management of sector activities.

    Key responsibilities and duties for this position

    ▪ Manage sector Standard Operating Procedures and Working Instructions

     ▪ Managing the Geode platform and management of the Supply Chain team trainings in Le@rn and iLearn. 

    ▪ Create purchase orders related to the sector.

    ▪ Take the accruals at the end of the month.

     ▪ Responsible to maintain the inventory of office supplies.  ▪ Ensure the follow-up of files or projects in progress.

    ▪ Support the different day to day requests from departments within the Supply Chain; Demand Planning, Customer Service and Distribution.

     ▪ Perform other administrative activities such as presentations, reports, writing meeting minutes. ▪ Coordinate the holding of external and internal meetings and special events.

     ▪ Plan and organize the logistics of travel for the team.

    ▪ Support the Head of Supply Chain.

    ▪ Represent the team in different initiatives related to the sector.

    ▪ Respect corporate policies, Health, Safety and Environment (HSE) policies and departmental procedures.

    Education: College training in secretarial work or equivalent experience

    Experience: 10 years experience in an administrative position.   Have a general knowledge of Supply Chain terminology.

    Specific skills and/or competencies

    ▪ Sense of organization

    ▪ Flexible and energic

    ▪ Discrete, autonomous

    ▪ Ability to work in a team, in a dynamic environment

     ▪ Attention to detail

    ▪ Agile and with the ability to learn and work with multi digital platforms

    ▪ Strong skills in written French and English communications

    Languages  French, English

    Computer knowledge
    Microsoft Applications:  Word, Excel, PowerPoint, Outlook ▪ Knowledge of SAP, ADP, P2P, GS1, Phenix and eBuy an asset

    Kelly Services believes in relationships, not transactions. That’s why we’re committed to successfully matching job seekers with the best employers across Canada and around the world.  We fill positions from entry level to management, on a temporary or permanent basis. Whether your specialty is science, IT, finance, engineering, marketing, manufacturing, contact centre or business administration, we’ll work with you to understand your likes, dislikes, goals and ambitions, and present you with opportunities that meet your needs. See what we have to offer.

    Kelly Services (Canada) Ltd., is committed to providing accommodations for people with disabilities in all parts of the hiring process as required under its Employment Accommodation Policy. Kelly will work with applicants to meet accommodation needs that are made known to Kelly in advance.


    Titre du poste:
    Assistant administratif bilingue III
    Heures: (37,5 heures) 8h00 - 16h00
    Emplacements: Laval, QC

    Résumé de la position
    Le titulaire de ce poste aidera le chef de la chaîne d'approvisionnement à gérer efficacement les activités du secteur.

    Responsabilités et fonctions clés pour ce poste
     
    ▪ Gérer les procédures opérationnelles standard et les instructions de travail du secteur
    ▪ Gestion de la plateforme Geode et gestion des formations de l'équipe Supply Chain dans Le @ rn et iLearn.
    ▪ Créer des bons de commande liés au secteur.
    ▪ Prendre les charges à payer à la fin du mois.
    ▪ Responsable de maintenir l'inventaire des fournitures de bureau.
    ▪ Assurer le suivi des dossiers ou projets en cours.
    ▪ Soutenir les différentes demandes quotidiennes des départements de la chaîne d'approvisionnement; Planification de la demande, service à la clientèle et distribution.
    ▪ Effectuer d'autres activités administratives telles que présentations, rapports, rédaction de procès-verbaux de réunion.
    ▪ Coordonner la tenue de réunions externes et internes et d'événements spéciaux.
    ▪ Planifier et organiser la logistique des déplacements de l'équipe.
    ▪ Soutenir le chef de la chaîne d'approvisionnement.
    ▪ Représenter l'équipe dans différentes initiatives liées au secteur.
    ▪ Respecter les politiques d'entreprise, les politiques de santé, sécurité et environnement (HSE) et les procédures ministérielles.

    Études: formation collégiale en secrétariat ou expérience équivalente

    Expérience: 10 ans d'expérience dans un poste administratif. Avoir une connaissance générale de la terminologie de la chaîne d'approvisionnement.

    Compétences et / ou compétences spécifiques
    ▪ Sens de l'organisation
    ▪ Flexible et énergique
    ▪ Discret, autonome
    ▪ Capacité à travailler en équipe, dans un environnement dynamique
    ▪ Souci du détail
    ▪ Agile et capable d'apprendre et de travailler avec des plateformes multi numériques
    ▪ Solides compétences en communication écrite en français et en anglais

    Langues: français, anglais

    Connaissances en informatique
    Applications Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, Outlook ▪ Connaissance de SAP, ADP, P2P, GS1, Phenix et eBuy un atout

    Kelly Services croit aux relations et non aux transactions. C’est la raison pour laquelle nous nous sommes engagés à faire en sorte que les demandeurs d’emploi retrouvent les meilleurs employeurs au Canada et dans le monde. Nous comblons les postes de niveau débutant à directeur, de manière temporaire ou permanente. Que vous soyez spécialisé dans les domaines de la science, de l'informatique, des finances, de l'ingénierie, du marketing, de la fabrication, des centres de contact ou de l'administration des affaires, nous travaillerons avec vous pour comprendre vos goûts, vos aversions, vos objectifs et vos ambitions et vous présenter des opportunités répondant à vos besoins. Voir ce que nous avons à offrir.

     

    Kelly Services (Canada) Ltée s'est engagée à fournir des aménagements pour les personnes handicapées tout au long du processus d'embauche, comme l'exige la Politique d'aménagement de l'emploi. Kelly travaillera avec les candidats pour répondre aux besoins d’hébergement qui ont été communiqués à Kelly à l’avance.

     


    Category: Banking/Financial Services

    Reference ID: CA769ACZ000211

    Date Posted: 25/06/2020

    Shortcut: http://jobs.en.kellyservices.ca/VtW63l

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